Efficiënt vergaderen

Per maand vergaderen wij bijna dertig uur. En dat terwijl ruim de helft van de deelnemers in een vergadering aangeeft dat deze niet tot een goed en duidelijk resultaat leidt. Vergaderen is dus niet alleen een enorme kostenpost voor elk bedrijf, het verhoogt ook nog eens de werkdruk van iedereen. Die dertig uur kan je namelijk niet besteden aan andere werkzaamheden. Efficiënt vergaderen is het dus niet.

Natuurlijk is vergaderen noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering. Niet alles kan namelijk via email of nieuwsbrieven gecommuniceerd worden. En, laat dat ook duidelijk zijn, een goede vergadering kan juist veel opleveren. Zonder dat het heel veel tijd of energie hoeft te kosten.

Belangrijk is wel dat je weloverwogen te werk gaat als je een vergadering belegt.

Beperk het aantal deelnemers. Nodig alleen de deelnemers uit die daadwerkelijk aanwezig moeten zijn. Word jij uitgenodigd voor een vergadering en vraag je je af of je van toegevoegde waarde bent in dit overleg? Ga dan het gesprek aan met diegene die het organiseert en vraag waarom je bent uitgenodigd.

·     Bepaal het doel van de vergadering. Is de vergadering bedoelt om een beslissing te nemen, om te brainstormen over nieuwe ideeën of om te informeren? Als het doel duidelijk is, weet iedereen wat hij of zij kan verwachten en kan iedereen zich hierop voorbereiden.

·     Zorg voor goede notulen. Een goede vastlegging van een overleg is cruciaal. Het voorkomt ruis tussen collega’s en als je niet aanwezig bent kan je via de notulen op de hoogte blijven. Zo zorgt de vastlegging er ook weer voor dat het aantal deelnemers beperkt kan blijven. De notulen kan je namelijk ook goed gebruiken om anderen te informeren.

Efficiënt vergaderen is dus heel goed mogelijk, als je deze goed voorbereid en begeleid. De investering van een goede voorbereiding is snel terugverdiend. Bedenk eens wat het oplevert als de vergadertijd met bijvoorbeeld 20% af zal nemen. Iedereen heeft dan zes uur per maand beschikbaar om te besteden aan andere werkzaamheden. Een directe kostenbesparing en verlaging van de werkdruk.