6 tips voor een goede online meeting

Inmiddels weten we niet beter en vergaderen we ‘gewoon’ online rustig verder. Dat we thuiswerken is namelijk geen reden meer om meetings uit te stellen of niet te houden. Maar, inmiddels zorgen al die online vergaderingen ook voor de nodige irritaties. En dat is natuurlijk hartstikke jammer en helemaal niet nodig. Vandaar dat ik graag 6 tips deel voor een goede online meeting.

Een goede agenda zorgt ervoor dat bij iedereen het doel van het overleg duidelijk is. Deel de agenda ook ruim voor het overleg, zodat iedereen zich kan voorbereiden. Dan verloopt het overleg gemakkelijker en wordt er meer resultaat geboekt. Wanneer het doel van een overleg niet duidelijk is, zullen de deelnemers ook minder geneigd zijn een goede bijdrage te leveren. Maak de verwachtingen dus duidelijk. En, volg de agenda. Zowel qua onderwerpen als qua tijd.

Begin de meeting door een korte incheck te doen. Door bij iedereen op te halen hoe hij of zij in de wedstrijd staat, kan irritatie op een later moment voorkomen worden. Kinderen die plotseling thuis zijn, iemand die niet lekker is of een deurbel die onverwacht gaat, het zorgt allemaal voor afleiding. Als je weet wat er te gebeuren staat, is dit een stuk minder. Daarnaast krijg je bij een incheck de bevestiging dat iemand zowel fysiek als mentaal echt aanwezig is.

Online vergaderen kost meer energie dan offline vergaderen. Zorg er daarom voor dat je de vergaderingen niet even lang laat duren. Duurt een overleg normaal gesproken een uur? Maak er dan nu 50 minuten van. Dit zorgt ervoor dat je tien minuten de tijd hebt om een kop koffie te pakken en even te bewegen. Van de hele dag achter een laptop zitten, wordt niemand beter.

Niet iedereen vindt het even gemakkelijk om in een groep het woord te nemen. Zorg er daarom voor dat iedereen aan het woord komt. De voorzitter kan hiervoor zorgen. Een andere manier is om gebruik te maken van de optie raise hand. Zo kan iedereen gestructureerd het woord krijgen. Hou in dit geval ook extra rekening met de verschillende gedragsvoorkeuren. Iemand met een introverte voorkeur zal meestal niet zo snel het woord nemen in een groep.

Niets werkt meer verstorend dan achtergrondgeluiden. Gebruik daarom de mute knop, zodra jij niet aan het woord bent. Dit zorgt voor minder afleiding, voor jezelf en de anderen. Op het moment dat je niet alleen thuis bent, is het ook fijn om een headset te gebruiken. Dan ben jij beter te verstaan en het thuisfront hoeft niet mee te genieten van de zaken die besproken worden. Dit is overigens privacy technisch ook wel zo netjes.

Het is heel verleidelijk om tijdens een overleg ook even de berichtjes op je telefoon te checken of toch dat ene mailtje te versturen. Niemand kan echter multitasken en dat betekent dus dat je twee dingen half doet. Daarnaast is het ook gewoon niet netjes. Als je met elkaar in een ruimte zit, doe je dit tenslotte ook niet.

Wanneer iedereen deze tips volgt, zal je zien dat elke online meeting een goede online meeting wordt. Wil je daarnaast nog meer impact maken op jouw teamleden? Leer dan meer over de verschillende gedragsvoorkeuren en hoe je dit kan inzetten om meer impact te maken.